Les données généalogiques gérées par GeneaBank ne peuvent être accessibles que par des adhérents d'associations généalogiques qui ont signé un contrat GeneaBank/association.
Un généalogiste non adhérent d'une association signataire ne peut avoir accès aux données.
Tout adhérent ayant accès à Internet pourra donc, depuis son domicile ou celui de toute autre personne, consulter les données présentes sur GeneaBank.
Les consultations s'exercent GRATUITEMENT et sans limitation dans la mesure de votre crédit de points.
Il vous sera également possible de consulter les données de toute autre association faisant partie de GeneaBank dont la liste est consultable à https://www.geneabank.org
Réciproquement les données de notre association sont accessibles aux adhérents des associations faisant partie de GeneaBank.
Cette liste s'accroît sans cesse et au mardi 16 novembre 2021 elle comportait 112 135 132 actes couvrant les périodes de 1358 à 1935 pour 90 départements plus l'Algérie, l'Allemagne, l'Argentine, l'Espagne, l'Italie, la Belgique, la Principauté de Monaco, la République de Saint-Marin, la Suisse, la Tunisie, le Chili, le Grand-Duché de Luxembourg, Les Seychelles et Malte.
Les consultations inter-associations sont soumises à un système de points (un point par relevé), monnaie d'échange qui va créditer ou débiter le solde des associations faisant partie de GeneaBank.
GeneaBank permet à nos adhérents résidant loin de leurs recherches de consulter, gratuitement, des relevés filiatifs.
Il permet également de faire connaître notre association.
Il favorise l'entraide entre nos adhérents et sert à reconnaître les services rendus à l'association.
Il est indispensable de se prémunir contre le piratage de nos données ; pour l'empêcher, nous comptons essentiellement sur l'honnêteté de nos adhérents et sur leur sens de l'honneur.
En plus, pour veiller et limiter l'intérêt " commercial " nous limitons également les points cumulables en remettant les compteurs à zéro une fois par an, à une date, entre le 26 et le 31 décembre de chaque année ainsi les points non utilisés seront repris.
Le même jour, les adhérents déjà à jour de leur cotisation recevront les points du premier trimestre suivant.
Le renouvellement de points trimestriels et annuels est attribué automatiquement. Il n'y aura pas d'envoi de courriel pour le signifier. Chaque GénéaBankaute peut à tout moment consulter son compte à partir de la page https://www.geneabank.org/frenind.php3
Aucun report de crédit n'aura lieu d'une année sur l'autre.
Les nom d'utilisateur et mot de passe personnel sont attribués une fois pour toute par l'association. Ils ne sont pas modifiés chaque année.
Les codes (nom d'utilisateur et mot de passe) sont personnels et donc ne doivent pas être communiqués pour être utilisés par d'autres personnes.
Pour limiter au maximum les coûts d'exploitation, la transmission d'informations à nos adhérents ne s'effectue que par courriel.
Toutes les dispositions ont un caractère temporaire. Elles évolueront en fonction des remarques de nos adhérents et des éventuelles difficultés rencontrées.
Les adhérents intéressés par le système GeneaBank envoient par La Poste un exemplaire renseigné et signé de la charte.
La distribution de points n'est pas automatique : il est nécessaire d'en faire la demande à l'aide du " Formulaire d'inscription " qui est à disposition en cliquant sur l'enveloppe ci-dessous.
Chaque adhérent disposera d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe personnel, attribués par l'association, pour accéder aux données dans la limite de son crédit de points.
Le nom d'utilisateur et le mot de passe seront transmis à l'adhérent à l'adresse électronique qu'il nous aura communiquée et ceci uniquement par informatique ce qui impose que l'adhérent possède une adresse courriel.
Pour la suite, il conviendra de décider en temps utile, en fonction de l'évolution du solde global de notre association, lequel augmentera ou diminuera plus ou moins, selon les distributions que nous aurons faites et selon les consultations externes dont nos données auront été l'objet, le nombre de points à remettre à chaque adhérent.
Principe de gestion
L'association, en mettant à disposition dans le système Généabank des actes filiatifs reçoit des points en fonction de son dépôt. Il faut veiller à ne pas distribuer plus de points que l'on n'en possède, et prévoir que le nombre d'adhérents peut évoluer, donc ne pas se lancer dans une gestion impossible à assurer par la suite. Il faut éviter de prévoir un versement cumulatif, c'est à dire de donner périodiquement aux utilisateurs un certain nombre de points ; si plusieurs utilisateurs ne les utilisent pas, ils vont stocker un nombre important de points, et l'association risque de ne plus en avoir à distribuer au bout de quelques temps.
Le principe retenu par le Cercle Généalogique de Languedoc est :
· Une gestion périodique des points : tous les trimestres, le Cercle Généalogique de Languedoc renouvelle les points de ses adhérents, en mettant tous les comptes au même niveau. On ne se préoccupe pas du solde des divers comptes, tous les adhérents auront le 1er jour de chaque trimestre le même nombre de points, qu'ils aient précédemment utilisé des points ou pas. Il n'y a donc pas de report d'un trimestre à l'autre.
· Il est ajouter à cette gestion des points deux personnalisations :
Les nouveaux adhérents à notre association souscrivant simultanément leur adhésion et leur inscription à GénéaBank, obtiennent automatiquement 100 points, et bien sûr, ils reçoivent les points trimestriels.
Ce nombre de 100 points ou son solde suivant l'utilisation qui sera faite sera ajouté à chaque contingent trimestriel jusqu'au 31 décembre de l'année d'adhésion.
2)- Des points bonus seront attribués à ceux qui auront aidé notre association au cours de l'année précédente et ceci de différentes façons :
Principe des points :
Que vaut un point ? un point = 1 acte.
Pour un adhérent qui consulte, pour obtenir le détail d'un acte, quel que soit le type d'acte et son contenu, on a donc un point de débité du compte utilisateur, et crédité sur le compte de l'association qui a mis en ligne l'acte.
Pour l'association, les bases de données prises en compte pour l'attribution de points sont baptêmes / naissances, mariages, sépultures / décès, contrats de mariages. Ces bases doivent être filiatives, une table décennale du XIXe siècle n'est pas filiative (on a juste la date et le nom prénom des individus), par contre si un registre du XVIIIe contient une partie non filiative parce que le curé n'a pas inscrit la filiation, le relevé est considéré comme filiatif.
Les bases de testaments ne rapportent pas de points lors de leur mise en ligne (principe adopté à l'origine), par contre ces bases rapportent ensuite des points lors de la consultations par les adhérents.
Une association qui met en consultation 20 000 actes de mariages filiatifs reçoit donc 20 000 points qu'elle peut redistribuer suivant sa propre politique à ses adhérents. Toute autre base peut être mise en ligne, ce sera sur le même principe que pour les testaments.
Les adhérents déjà à jour de leur cotisation recevront leur nom d'utilisateur et leur mot de passe ainsi que leur attribution de points le 1er jour du trimestre suivant la réception de leur formulaire d'inscription dûment rempli.
Toute personne ayant épuisé son crédit de points devra attendre le trimestre suivant pour voir son compte à nouveau crédité automatiquement.
Un adhérent à jour de cotisation pour la future année est un adhérent dont le paiement de renouvellement est parvenu à l'association avant le 15 décembre de l'année précédente.
Pour les autres adhérents, il leur faudra faire attention à la date de l'envoi de leur chèque de renouvellement ou … opter pour le Prélèvement Automatique.
Les adhérents qui paieront plus tard perdront le bénéfice des points du premier voire du deuxième ou du troisième trimestre et ceci en regard de la date à laquelle nous recevrons leur paiement de renouvellement.
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